Thành lập mới văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện được thiết lập bởi một công ty hoặc tổ chức tại một địa điểm khác ngoài trụ sở chính của họ. Văn phòng đại diện là cách doanh nghiệp tăng chi nhánh, thường được sử dụng để đại diện cho công ty trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh, cung cấp dịch vụ, duy trì mối quan hệ với khách hàng. Bài viết này cung cấp những thông tin chi tiết về thành lập mới văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật. Mời bạn đọc cùng theo dõi.

1. Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Thành lập văn phòng đại diện là quy trình thiết lập đơn vị công ty, tại một địa điểm khác với trụ sở của công ty, thực hiện giao dịch nhưng không phát sinh hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý

2. Chức năng của văn phòng đại diện

Theo quy định pháp lý tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020. Chức năng của văn phòng đại diện bao gồm:

+ Đại diện pháp lý theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Bao gồm việc ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch, và làm các thủ tục pháp lý khác theo yêu cầu của quy định địa phương.

+ Thực hiện các hoạt động kinh doanh như: bán hàng, tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ, cung cấp hỗ trợ khách hàng, và xử lý các yêu cầu của khách hàng tại địa phương. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Điều này bao gồm việc cung cấp hỗ trợ, giải đáp thắc mắc, và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

+ Thực hiện các hoạt động khác theo ủy quyền của doanh nghiệp. Cung cấp hỗ trợ cho quản lý tại trụ sở chính bằng cách thu thập thông tin và cập nhật về hoạt động kinh doanh và thị trường địa phương.

3. Điều kiện thành lập mới văn phòng đại diện tại Việt Nam

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam phụ thuộc vào quy định của pháp luật như sau:

+ Vốn điều lệ: Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp cần có vốn điều lệ đủ để hoạt động tại Việt Nam.

+ Địa điểm đăng ký thành lập: Văn phòng đại diện cần phải có địa chỉ đăng ký hợp lệ tại Việt Nam, thường là trong các khu vực được phép hoạt động kinh doanh.

+ Hồ sơ và thủ tục pháp lý: Chuẩn bị và nộp các hồ sơ liên quan bao gồm đăng ký kinh doanh, giấy tờ chứng minh về vốn và quyền lực đại diện của người đại diện pháp luật.

+ Về thuế và kế toán: Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế và kế toán do chính phủ Việt Nam đặt ra.

+ Tuân thủ quy định về lao động: Nhân viên làm việc tại văn phòng phải tuân thủ quy định bao gồm các quy định về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội và các quy định khác. Tuân thủ các quy định về quảng cáo, tiêu chuẩn sản phẩm, an toàn thực phẩm

4. Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ để thành lập doanh nghiệp gồm các giấy tờ, tài liệu sau:

1.Thông báo đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

2.CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện;

3. Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

4. Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên. Lưu ý là sao y bản chính phải có thời hạn chứng thực không quá 3 tháng.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và lệ phí công bố thành lập

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nộp phí công khai thông tin của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia.

Bước 3: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và xử lý

Nếu hồ sơ có sai sót, doanh nghiệp sẽ chỉnh sửa theo yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp in giấy biên nhận và thông báo nộp hồ sơ gửi Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả

Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Vậy là doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể khắc thêm con dấu dành riêng cho văn phòng đại diện để thuận tiện hơn trong công việc văn phòng.

6. Thời gian thành lập văn phòng đại diện là bao lâu

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thời gian xem xét cấp Giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan đăng ký kinh doanh là 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cơ quan từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản thông báo, nêu rõ lý do và yêu cầu đính chính để doanh nghiệp nắm bắt thông tin và thực hiện điều chỉnh hợp lệ.

Trên đây là cách thức thành lập mới văn phòng đại diện. Nếu còn vướng mắc về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty của mình hoặc bạn cần tư vấn những việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện công ty vui lòng liên hệ Luật Việt Phong để nhận thêm được tư vấn từ chúng tôi.